La administración es y existe para alcanzar objetivos de manera eficiente, para
ello deberá crear las condiciones para que los individuos, trabajando en grupos,
realicen su mejor esfuerzo. Esta rama del conocimiento humano, aunque fue
sistematizada hasta fines del siglo XIX, ha sido aplicada a través de todas las
épocas del ser humano en instituciones como el Estado, la iglesia, el ejercito,
etc., y en actividades económicas como la industria, el comercio, la construcción,
la agricultura, etc.. También el medio deportivo ha requerido de la aplicación de
las herramientas administrativas, un ejemplo de ello es la organización de los
Juegos Olímpicos que se celebraban en la Grecia Antigua y que a partir de fines
del siglo XIX se realizan en distintas naciones del orbe.
Una de las principales características de la Administración es su “Universalidad”
que consiste en que sus conocimientos, métodos y procedimientos se aplican a
cualquier organismo social que persigue un objetivo. Dentro de esa
“universalidad” se encuentran los eventos deportivos y es solamente por medio
de la Administración que estos podrán alcanzar su realización óptima, perfecta y
sin errores.
Sin embargo, es importante comprender, de principio, que no existe evento
deportivo similar, que circunstancias y características propias los hacen
diferentes uno del otro, por lo que cada uno de ellos requiere un trato
administrativo particular, lo que requerirá de las habilidades administrativas del
organizador deportivo, ya que la Administración no proporciona fórmulas
matemáticas, ni soluciones mágicas aplicables a todos y cada uno de los eventos
deportivos.
LAS FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DEPORTIVO
Un evento deportivo es una empresa que se desarrolla dentro de un organismo
social a través del esfuerzo humano y que persigue un objetivo, por tanto, las
funciones de un administrador deportivo se asemejan a las de un administrador
de cualquier otro tipo de empresa y están contenidas en el llamado proceso
administrativo que consiste en la clasificación de los conocimientos
administrativos en etapas para su mejor estudio y comprensión.
Aunque la laboriosidad de las funciones del organizador deportivo estará
relacionada con la magnitud del evento que se intente realizar, si se desea que
éste resulte un evento adecuadamente organizado, será necesario cumplir con
las siguientes funciones netamente administrativas, las cuales se presentan de
acuerdo a la etapa del proceso administrativo a que corresponden; planeación,
organización, integración, dirección, y control, sin olvidar que en torno a ellas se
encuentra, también, una gran variedad de funciones de carácter técnico que
deberán de realizarse.
PLANIFICACIÓN
La organización de eventos deportivos como cualquier otra actividad de un grupo social
que se reúne para alcanzar un objetivo común, debe enfrentar un entorno complejo y
cambiante que obliga a los individuos del grupo a reflexionar acerca del camino que habrá
de seguirse, los objetivos que desean alcanzar, la forma de obtener y administrar los
recursos que requieren, así como la forma de resolver los problemas que habrán de
enfrentar, es decir, se ven obligados a planear.
•En un sentido estricto, planear consiste en decidir lo que se va a hacer así como
establecer las acciones necesarias para lograrlo. Requiere de un cuidadoso análisis previo
que le permite determinar lo que se puede hacer
Se puede planificar lo inmediato, lo relativamente próximo, o lo lejano. Sin embargo, la
planeación siempre será un proceso incierto, ya que consiste en una toma de decisiones
sobre lo que se quiere hacer, exige optar, elegir por una acción o conjunto de acciones, por
una actitud, por unos proyectos, por unos caminos, y ello requiere de la participación del
elemento humano con sus especificidades individuales..
Un buen plan se distingue por no dejar cabos sueltos, por adelantarse a los
acontecimientos y por establecer los mecanismos que lo protejan de los imprevistos.
“Cuanto mejor preparado esté todo, menos oportunidades brindaremos a la improvisación.
Prever hasta lo inesperado es reducir el riesgo de que ocurra, garantizar su solución y en
definitiva; trabajo bien hecho y de calidad.”
La planeación puede ser formal - escrita - o informal, aquí trataremos de la primera, de la
que supone como resultado un documento estructurado que sirva de base al resto de las
funciones administrativas. La presencia de un plan formal, proporciona medios al
organizador para la toma de decisiones y le facilita su labor coordinadora al constituirse
como un canal fundamental de información y comunicación entre toda la organización, y al
incorporar mecanismos de control y evaluación, proporciona una base para medir la
eficacia y eficiencia de la entidad y para tomar las medidas correctivas necesarias.
“Es muy frecuente pensar que la elaboración de planes escritos no es sino una pérdida de
tiempo. Cabe afirmar que, sin duda, el tiempo que “perdamos” en la confección de estos
documentos se verá compensado por la seguridad y fiabilidad que conseguiremos con su
ejecución.
ORGANIZACIÓN
Habiéndose establecido el plan, será necesario ahora, estructurar al organismo social
de tal manera que cada uno de sus integrantes cumpla adecuadamente con su
función específica en aras de alcanzar el objetivo común de manera óptima. Lo
anterior implica la división de trabajo y funciones y el establecimiento claro de una
jerarquía de autoridad y responsabilidad.
La organización, como fase del proceso administrativo, consiste en el establecimiento
de una estructura formal que incluya las funciones que tendrá a su cargo cada
elemento o sección integrante de la organización. Esta estructura debe garantizar que
todas las tareas requeridas para alcanzar el objetivo sean asignadas a las personas
idóneas para ello.
Lo anterior permitirá eliminar los problemas que surgen fundamentalmente de la
confusión y la incertidumbre acerca de lo que le toca realizar a cada individuo o
sección y facilita el establecimiento de redes de autoridad y comunicación necesarias
para el desempeño eficiente del grupo.
Los pasos que se deben realizar para elaborar un organigrama para un evento
deportivo son los siguientes:
Determinación de las funciones principales que se requieren para el alcance de los
objetivos del evento.
Clasificación de las funciones, esto es, departamentalizar. La departamentalización
consiste en el agrupamiento de funciones de acuerdo al carácter de las mismas;
administrativas, técnicas, de imagen y comunicación, etc.
Jerarquización de las funciones en cada agrupación.
Estructuración de cada agrupación.
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